Wertdienstleister stehen vor verschiedensten Hürden: die Münzmenge nimmt stetig zu, Kunden haben spezifischere Anforderungen und der Wettbewerb steigt. Daneben lastet ein immenser Kostendruck auf den Verantwortlichen. Diesen Herausforderungen können Geld- und Werttransportunternehmen aber mit einem modernen und vor allem zukunftsfähigen Bargeldmanagement die Stirn bieten. Einen Ansatzpunkt bieten zuverlässige Softwarelösungen für das Cash Management. Die Security Service USS GmbH setzt hierfür auf ein starkes Duo: das Pecunia Cash Center und Fakturio.
Inneffizienz und Kostendruck – der Stand der Dinge
Der Ruf nach neuen Technologien wird immer lauter. Auch Wertdienstleister (WDL) können sich den heutigen Anforderungen nach digitalen Lösungen kaum mehr verschließen. Einerseits wünschen sich Kunden zeitgemäße Vorgänge. Andererseits kosten manuelle Prozesse Zeit und nehmen kostbare Ressourcen in Anspruch. Durch die Transformation tragen Betriebe den Veränderungen Rechnung und decken Potenziale rund um effizientere und kostensparende Abläufe auf. Anknüpfungspunkte gibt es dabei viele.
Obwohl elektronische Dokumente bereits Einzug in den Arbeitsalltag gehalten haben, setzen viele Firmen auf physische Notizen, Akten oder Aufzeichnungen. Es ist also keine Seltenheit, dass sich bei WDL-Unternehmen übermäßige Papierberge stapeln. Daneben verursacht die manuelle Bearbeitung hohe Kosten und benötigt unnötig viel Zeit. So erfolgt die monatliche Rechnungslegung zum Beispiel nahezu komplett manuell. Dazu kommen veraltete Systeme oder eine mangelnde Integration verschiedener Lösungen. Daher verfolgen viele Wertdienstleister ein Ziel: Sie möchten dank eines maximalen Automatisierungsgrads für sämtliche WTU-Prozesse mehr Flexibilität und Sicherheit gewinnen.
Software: Security Service USS modernisiert Cash Management
Diesen Schritt hin zu minimierten manuellen Aufwänden ist das mittelständische Sicherheitsunternehmen Security Services USS bereits vor Jahren gegangen. Die Frage, die am Anfang der Transformation stand: Wie lassen sich die eigenen Wertelogistik- und Geldbearbeitungsprozesse noch effizienter gestalten? Eine Integration neuer Systeme in bestehende war hier keine Lösung. Die Abwägung von Kosten, Nutzen und möglichen Risiken hat viel eher ergeben: Eine externe Software, die sich am Markt bereits bewährt hat, musste her.
In der Pecunia Cash Center Software von ALVARA | Digital Solutions hat USS seinerzeit eine solche gefunden. In den Bereichen Bargeld- und Wertehandling bildet Pecunia alle Prozesse ab – digital und automatisiert. Somit ist die Software ein zuverlässiges Werkzeug für die Geldbearbeitung und -logistik. Nach der Integration war die Arbeit unmittelbar möglich. Denn die Bedienung ist intuitiv für Mitarbeitende verständlich. Ein weiterer Benefit: die exakte Steuerung von Zugriffsrechten. Zudem profitieren WDL von Funktionen wie Tourenplanung und Behälterlogistik, Stammdatenpflege, CashEDI und Mobile Ticketing.
Ergänzung mit Mehrwerten – Fakturio
Nach den ersten Erfahrungen war klar: Security Services USS möchte für weitere Hürden digitale Lösungen einsetzen. Ein Dorn im Auge war dem Mannheimer Unternehmen – wie vielen anderen WDL – schon des Längeren die manuelle Rechnungsstellung. Denn individuelle Abrechnungen für einzelne Kunden und eine Vielzahl an Leistungen führen oftmals zum Verlust des Überblicks der tatsächlich erbrachten Leistungen. Um dieser Herausforderung zu begegnen, hat USS eine Ergänzung für die Pecunia Cash Center Software gewählt: Fakturio. Dabei schafft die Lösung für automatisierte Rechnungsstellung, die ebenfalls aus dem Hause ALVARA kommt, durch die Schnittstelle zur Auftragsbearbeitung erhebliche Erleichterungen.
Die bereits in Pecunia erfassten Stammdaten übernimmt Fakturio automatisch. Abrechnungsrelevante Positionen wie auch kundenspezifische Konditionen behalten sie somit stets im Blick. Für Security Service USS waren zudem der DATEV-Export und das Reporting sämtlicher erbrachter Leistungen und Buchungen ausschlaggebend für die Entscheidung für Fakturio. Durch die Kombination beider Lösungen steuert das Sicherheitsunternehmen schon heute die Abrechnungen über Basisprodukte und Rechnungsarten wesentlich effizienter.
Effizienz und Transparenz: mit dem Software-Duo zum Erfolg
Software-Lösungen entlasten Wertdienstleister bei der Überführung bisheriger Arbeiten in die digitale Welt. Gerade die Verbindung aus aufeinander abgestimmten Lösungen verstärkt diese Vorteile. So führt die Kombination aus Pecunia Cash Center Software und Fakturio zu einer ganzheitlichen Digitalisierung des Geschäftsprozesses. Von der Beauftragung über die Leistungserbringung bis zur Abrechnung sind alle Abläufe abgedeckt – das heißt, effizienter, transparenter und sicherer. Für Security Services USS klare Argumente für die Nutzung des Software-Duos.
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