Mit der Zustimmung des Bundesrats zum Wachstumschancengesetz war es beschlossen: Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen (können). Damit der Umstieg von Papierrechnungen und den einfacher anmutenden PDF-Rechnung auf das E-Rechnungs-Format gelingt, gilt es einige Aspekte zu berücksichtigen.
Gesetzlich geregelt
Was bislang eine reine Möglichkeit darstellt, wird in wenigen Monaten verpflichtend: die Abrechnung per elektronischer Rechnung, der sogenannten E-Rechnung. Die Ausstellung, Übermittlung, der Empfang ebenso wie die Verarbeitung der Rechnung in einem strukturierten, elektronischen Format sind Voraussetzungen, um der E-Rechnungs-Pflicht zu entsprechen. Gleichzeitig müssen sie den EU-Rechnungsstandards EN 16931 (Richtlinie 2014/55/EU vom 16.04.2014) nachkommen.
Von jetzt auf gleich müssen sich Organisationen jedoch nicht von Papier- und sonstigen Rechnungen lösen. Bis einschließlich 31.12.2026 existiert eine Übergangsfrist. Bei einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro ist die Verarbeitung sogar bis Ende 2027 möglich. So lange können Papierrechnung ebenso wie E-Rechnungen, die nicht dem neu festgelegten Format entsprechen, zwischen Sender und Empfänger ausgetauscht werden. Einer derartigen Abweichung muss der Rechnungsempfänger in diesen Fällen jedoch explizit zustimmen.
Prio 1: Empfang von E-Rechnungen
Ab dem kommenden Jahr müssen demnach alle Unternehmen in Deutschland mindestens in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten. Auch Kleinunternehmer oder Organisationen, die ausschließlich Privatkunden bedienen (B2C-Unternehmen), sollten prüfen, ob der Empfang der E-Rechnungen bereits zum Jahreswechsel umgesetzt werden kann. Denn Lieferanten könnten beispielsweise vollständig auf das Format umstellen.
Aber: Bei Rechnungen, die Unternehmen an ihre Endverbraucher richten, bleibt die Zustimmung zur E-Rechnung weiterhin erforderlich.
Formatwahl
So viel zur Theorie. Doch welche logischen Schritte ergeben sich daraus? Welches Format können Unternehmen künftig wählen? Eine klare Antwort gibt das Wachstumschancengesetz durch die fehlenden Formatvorschriften nicht. Doch das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat in seinem Entwurf zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG Stellung genommen. So erfüllen XRechnung und ZUGFeRD beispielsweise die Anforderungen, reine PDF-Dokumente hingegen nicht.
Die Standard XRechnung wurde als rein strukturiertes Format streng nach den Anforderungen der Normenreihe EN 16931 entwickelt und ist somit national anerkannt. Durch den XML-basierten Datenaustausch lassen sich die Inhalte automatisch weiterverarbeiten. Seit einigen Jahren wird die XRechnung auch bei öffentlichen Aufträgen verwendet und hat sich bereits bewährt.
Neben diesen rein strukturierten E-Rechnungs-Formaten bestehen hybride Formate, die alle nötigen Bedingungen erfüllen – allen voran ZUGFeRD. Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Bei Umstieg auf dieses Format ist jedoch zu beachten, dass erst ab der Version 2.0.1 die Norm EN 16931 vollständig erfüllt wird.
Elektronische Rechnungen im Arbeitsalltag
Angesichts der kurzen Zeit, die noch bleibt, könnten sich bei dem ein oder anderen Unternehmer nun Schweißperlen auf der Stirn bilden. Dabei kann der Umstieg auf Empfang, Ausstellung, Übermittlung und Verarbeitung von E-Rechnungen bis 2025 schnell und effizient erfolgen – mit passender Lösung.
ALVARA | Digital Solutions bietet Wertdienstleistern mit Fakturio seit längerer Zeit eine Software für die automatisierte Rechnungsstellung an, von deren Nutzung im Umkehrschluss auch Retailer und Finanzinstitute profitieren. Neben der Unterstützung bei der Abrechnung erbrachter Leistungen wie auch einem umfangreichen Reporting steht hier die Erstellung und der automatische Versand von E-Rechnungen in den gängigen Formaten XRechnung und ZUGFeRD im Mittelpunkt, um Nutzer im Tagesgeschäft zu entlasten.
In Verbindung mit der Cash Center Software Pecunia entsteht ein weiterer Mehrwert für einen effizienten Rechnungsstellungsprozess. Denn über Pecunia lassen sich Stammdaten und erbrachte Leistungen in Fakturio überführen. Somit erfolgt der gesamte Ablauf digital und automatisiert. Das Risiko für das Nicht-Berücksichtigen erbrachter Leistungen oder kundenspezifischer Konditionen, das sich im manuellen Rechnungsstellungsprozess verbirgt, gehört damit der Vergangenheit an.
Fazit
Die Vorteile der E-Rechnungen sind vielfältig: Sie schaffen umständliche physische Prozesse ab, sparen Arbeitszeit und Kosten und erhöhen die Transparenz bei der Rechnungsbearbeitung. Daher sollten Unternehmen die elektronischen Rechnungen nicht nur als unliebsame Pflicht sehen, sondern als das, was sie sind: echte Alltagshelfer.
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