Ab dem 1. Januar 2025 wird der Empfang von E-Rechnungen für viele Unternehmen in Deutschland zur Pflicht. Welche Anforderungen gelten, wen die Regelungen betreffen und wo noch Ausnahmen bestehen, lesen Sie hier.
Was ist eine E-Rechnung?
Zu Beginn darf eine Begriffsdefinition nicht fehlen. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt und übermittelt wird. Sie unterscheidet sich durch ihre Maschinenlesbarkeit von Rechnungen im PDF- oder Papierformat. In Deutschland sind die gängigsten Formate für E-Rechnungen ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und XRechnung. Diese Formate ermöglichen es, Rechnungsdaten automatisiert zu verarbeiten, wodurch Fehler minimiert werden und die Effizienz gesteigert wird.
Damit wird klar, wozu die Einführung der E-Rechnung dient. Sie ist Teil der Bemühungen der EU, den Zahlungsverkehr zu digitalisieren und den Verwaltungsaufwand zu verringern.
ZUGFeRD und XRechnung – Standards im Überblick
ZUGFeRD stellt kombiniert strukturierte Daten und ein visuelles PDF, was die Verarbeitung in Unternehmen erleichtert, zur Verfügung. Flexible Profile, die sich an verschiedene Anforderungen richten (zum Beispiel „Basis“ oder „Comfort“), und eine breite Branchenanwendung tragen zur Beliebtheit in Deutschland bei.
XRechnung wurde speziell für den Datenaustausch mit öffentlichen Behörden entwickelt und ist ein rein maschinenlesbares Format, das auf der europäischen Norm EN 16931 basiert. Diese Interoperabilität und Anpassung an EU-Standards sorgt für ein zukunftssicheres Format, insbesondere im Hinblick auf kommende Verordnungen.
Wer steht ab 2025 in der Pflicht?
Inländische Unternehmen, die steuerbare und steuerpflichtige Umsätze an inländische Unternehmen verkaufen oder erbringen, müssen E-Rechnungen ab Januar 2025 empfangen und nachfolgend verarbeiten können. Wichtig: Der Rechnungsempfänger kann keine alternative Rechnungsart verlangen, auch wenn er die Annahme einer E-Rechnung ablehnt oder technisch nicht empfangen kann. Endverbraucher müssen der elektronischen Rechnungsstellung weiterhin zustimmen.
Die grundsätzliche Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung gilt ebenfalls ab 1. Januar 2025 und betrifft nur steuerbare Leistungen zwischen Unternehmen (B2B). Dabei ist es unerheblich, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb geführt wird. Ein entscheidender Faktor ist, dass sowohl der leistende Unternehmer als auch der Empfänger der Leistung in Deutschland ansässig sein müssen. Dies bedeutet, dass Sitz, Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte, die am jeweiligen Umsatz beteiligt ist, im Inland liegen müssen. Auch ein Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt in Deutschland reicht aus, um diese Pflicht auszulösen. Eine reine steuerliche Registrierung ohne Ansässigkeit in Deutschland führt jedoch nicht zur Verpflichtung, E-Rechnungen auszustellen.
Kleinunternehmer, die von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen spätestens ab 2028 für B2B-Geschäfte elektronische Rechnungen ausstellen. Eine wesentliche Änderung, auf die sich Verantwortliche bereits frühzeitig vorbereiten sollten.
Nicht betroffen sind:
- – Lieferungen und Leistungen, die steuerfrei sind
- – Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und
- – Fahrkartenverkäufe.
Übergangszeit: Pflichten ab 2026 und später
Phase 1 (1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026)
Unternehmen profitieren bei den Pflichten aber häufig noch von einer Übergangszeit – daher beispielsweise auch grundsätzliche Pflicht bei der Ausstellung. So können sie bis Ende 2026 für inländische B2B-Geschäfte weiterhin Papierrechnungen und elektronische Rechnungen in alten Formaten wie PDF verwenden. Die Voraussetzung für die elektronisch versandten Rechnungen – wie bisher auch: Der Empfänger muss diesem Vorgehen zustimmen.
Angesichts der Vorteile rund um Arbeitsentlastung, Zeit- und Kostenersparnisse sollte der Umstieg auf die E-Rechnung dennoch forciert werden. In jedem Fall müssen Organisationen sicherstellen, dass sie selbst E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können.
Phase 2 (1. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027)
Auch das Jahr 2027 hält noch eine Ausnahme für Umsätze, die in 2026 und 2027 ausgeführt wurden, bereit: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro dürfen weiterhin Papierrechnungen und alte elektronische Formate nutzen. Unternehmen, die diese Umsatzgrenze überschreiten, haben zumindest die Möglichkeit, Rechnungen über das EDI-Verfahren (elektronischer Datenaustausch) zu versenden. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro im B2B-Bereich gilt die E-Rechnungspflicht – ohne Ausnahmen.
Phase 3 (ab 1. Januar 2028)
Ab 1. Januar 2028 gelten die neuen Vorgaben zur E-Rechnung deutschlandweit für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich. Auch das geplante Meldesystem und die EU-ViDA-Maßnahmen sollen bis dahin umgesetzt sein.
Umsteigen leicht gemacht
Um die E-Rechnungen gesetzeskonform ausstellen, empfangen und archivieren zu können, müssen Unternehmen ihre IT-Systeme entsprechend aufrüsten – am besten schnell und effizient. Um ihre Pflicht zu erfüllen, können Unternehmen auf bewährte Lösungen vertrauen. ALVARA | Digital Solutions bietet mit Fakturio eine Software für die automatische Rechnungsstellung für Wertdienstleisterunternehmen an. E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD lassen sich hierüber erstellen und automatisch versenden.
Mit der Schnittstelle zu einer weiteren Anwendung – der Cash Center Software Pecunia – profitieren Unternehmen von weiteren Erleichterungen für den Rechnungsstellungsprozess. Alle Stammdaten und erbrachten Leistungen, die in Pecunia digital erfasst sind, lassen sich für die Rechnungsstellung automatisch an Fakturio übermitteln.
Fazit
Die Umstellung auf E-Rechnungen ab 2025 betrifft insbesondere alle Unternehmen, die B2B-Transaktionen in Deutschland abwickeln. Auch kleinere Unternehmen sollten frühzeitig mit den notwendigen Umstellungen beginnen, um den Übergang reibungslos zu gestalten. Damit bereiten sie sich nicht nur auf die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben vor, sondern verbessern auch die Effizienz und Fehlerreduktion in den internen Prozessen.
Sie wollen Ihren Pflichten nachgehen? Wir zeigen Ihnen, wie E-Rechnungen mit Fakturio einfach versendet, empfangen und verarbeitet werden können!
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