Aktuelles

Die bevorstehenden Festtage dienen uns wie jedes Jahr als Anlass, kurz innezuhalten. Wir blicken auf die letzten zwölf Monate als Unternehmen und als Team. Lassen Herausforderungen Revue passieren, um daraus wertvolle Rückschlüsse für unsere zukünftige Arbeit zu ziehen. Im Mittelpunkt steht aber auch 2024 der Fokus auf unseren gemeinsam erzielten Erfolgen.

Produkthighlights 2024

Hinsichtlich unserer zahlreichen Produkte – Neuheiten ebenso wie Weiterentwicklungen – könnten wir einen niemals enden wollenden Beitrag verfassen, aber wir halten uns kurz und fassen für Sie unsere Top 3 Produkthighlights 2024 zusammen.

Heute vor gut einem Jahr durften wir schon einmal einen Rückblick verfassen – für das ALVARA-Jahr 2023. Damals stand an dieser Stelle Fakturio mit xRechnung als neue Modulerweiterung geschrieben. In den letzten Monaten waren wir fleißig und ergänzten die automatische Rechnungsstellung um ZUGfERD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Als hybrides Rechnungsformat, das strukturierte Daten (XML) mit einem visuell lesbaren PDF kombiniert, hat es sich neben xRechnung etabliert. Mehr zu den Formaten und den zum Jahreswechsel geltenden Pflichten rund um E-Rechnungen lesen Sie in unserem Blog „Einfach erklärt: Welche Pflichten die E-Rechnung 2025 mit sich bringt“.

Als Probanden für die neue Plattform NExt durften wir die Deutsche Bundesbank gemeinsam mit weiteren Testern bei der geplanten Umstellung der bisherigen E-Business-Plattform ExtraNet auf NExt unterstützen. Unser erstes Resümee: In Sachen Bedienbarkeit, Individualisierung und barrierefreier Schnittstellen wird NExt seinen Vorgänger überholen. Alle Vorteile finden Sie im Beitrag: „Technische Ablöse für ExtraNet: Deutsche Bundesbank setzt künftig auf NExt“. Für unsere ICC-Kunden ist damit kein Aufwand verbunden. Denn wie beim Vorgänger übernehmen wir künftig die Bereitstellung des Zugangs zu NExt.

Im Juni haben wir unsere neue Cash-Center-Software-Generation Pecunia 7 als Cloud-basierte Lösung vorgestellt. Nach gut 30 Jahren Erfolgsgeschichte haben wir so das nächste Kapitel aufgeschlagen, um den veränderten Ansprüchen gerecht zu werden. Cash-Center-Mitarbeiter profitieren von einem modernen und gleichzeitig verschlankten Design, im Tresorbereich vereinfacht unsere Pecunia-App die Behälterübergabe und mit effizientem Schnittstellenmanagement dient sie verschiedenen WTU-Akteuren als umfassendes Daten-Hub-System. Somit baut Pecunia seine Rolle als unverzichtbarer WTU-Unterstützer zusammen mit ALVARA ICC als vollintegrierte Kundenplattform kontinuierlich aus.

Rund um den Handel

Den Handel beim effizienten Bargeldmanagement zu unterstützen, ist und bleibt eine unserer Kernkompetenzen. Dabei darf unser jährliches Treffen – der BargeldDialog Handel – nicht fehlen. Zu dieser Veranstaltung haben wir 2024 zum ersten Mal nicht nach Leipzig eingeladen. Stattdessen trafen wir uns mit Kunden und Interessenten im dm-dialogicum in Karlsruhe. In den Fokus rückten wir im April praxisnahe Diskussionen unter anderem zu den Themen KI-gestützte Erfassung des Tresorbestands ebenso wie Digitalisierung und Automatisierung im Bargeldmanagement. 

Das sind aber nur zwei zentrale Aspekte aus einem ganzen Pool an Möglichkeiten für den Retail:

• – Digital Signage gewinnt weiterhin an Beliebtheit. Ein Grund dafür: Neben automatisierter Kundenansprache, Bedienkomfort und Flexibilität sind Umsatzsteigerungen denkbar – so eine Studie, auf die wir in unserem Blogbeitrag näher eingehen. 
• – Eine unserer Thesen: Zum Mitarbeiter- und Kundenglück in Bäckereien gelangen Verantwortliche mit Vorbestellungen. Doch nicht wie bisher geübt auf Papier. Denn mehr Effizienz und Sicherheit gewinnen Bäckereien durch elektronische Erfassungen, beispielsweise mit unserer ITR Kasse. 
• – Die ICC App haben wir um die smarte Tresorverwaltung erweitert, sodass relevante Prozesse digital und effizient abgebildet werden. KI darf dabei auch in unseren Lösungen nicht fehlen. Daher forschen wir an innovativen Erweiterungen für Cash Forecasting und die Bestandserfassung per Bilderkennung. 
• – Auch unsere ITR POS Sales App bringt Erleichterung für den Handel. Sie liefert Umsatzauswertungen in Echtzeit und wichtige Kennzahlen zu Produkten und Mitarbeitern, um stets den Überblick zu behalten.

Kundenprojekte – unser Daily-Business

Dank entgegengebrachten Vertrauens dürfen wir in diesem Jahr wieder auf viele spannende Kundenprojekte zurückschauen. Wer für sich einen spannenden Case entdeckt, ist herzlich eingeladen, durch einige unserer Erfolgsgeschichten zu schmökern. 

• – Automatisierte Rechnungsstellung: Bargeld – Logistik Allgäu GmbH setzt auf ALVARA | Digital Solutions Abrechnungssoftware Fakturio
• – BS Beck bringt mit Logistik Apps von ALVARA | Digital Solutions mehr Effizienz, Sicherheit und Transparenz in die Bargeldlogistik-Prozesse
• – Messe Stuttgart setzt auf ITR POS Lösung von ALVARA | Digital Solutions für den effizienten Ticketverkauf
• – ALVARA | Digital Solutions-Lösung ICC unterstützt die Transgourmet-Gruppe mit Tracking- und Auswertungsfunktionen

Danke an alle!

Abseits des Tagesgeschäfts haben wir uns regelmäßig etwas Zeit freigeschaufelt, um als Team zusammenzuwachsen. Schließlich könnten wir ohne ein starkes Miteinander weder auf innovative Produktneuheiten und -weiterentwicklungen noch auf erfolgreiche Kundenprojekte zurückblicken. Diese gegenseitige Wertschätzung und unser Wir-Gefühl haben wir bei Herbstfest und gemeinsamer Wanderung in diesem Jahr weiter gestärkt.

Wie jedes Jahr gab es also auch in diesem viele schöne Momente, im Team, mit unseren Kunden und in der Entwicklungsschmiede, an die wir uns mit Freude erinnern.

Sie sind bei einzelnen Lösungen hängen geblieben? Lassen Sie uns gerne die Potenziale für Ihr Unternehmen ausloten!

Lange Warteschlangen am Bankschalter, verpasste oder unvollständige Lieferungen vom Wertdienstleister – die Beschaffung von Wechselgeld fordert im ohnehin hektischen Alltag zunehmend. Doch eine bequeme Lösung ist in Sicht. 

Herausforderung „Wechselgeldbestellung“

Der Handel ohne Bargeld wird zwar viel diskutiert, ist in naher Zukunft aber nicht realistisch. Ganz im Gegenteil: Wir Deutschen hängen an unserem Bargeld. Zudem erfreuen sich verschiedene Angebote einer großen Beliebtheit. Häufig sparen sich Einkaufende beispielsweise den Weg zur Bank und heben stattdessen kostenfrei Geld an der Ladenkasse ab. Eine funktionierende Wechselgeldversorgung stellt also eine solide Basis für ein funktionierendes Geschäft dar.

Das ist die eine Seite. Auf der anderen stehen Herausforderungen, die Retailer überwinden müssen, um dieses System am Laufen zu halten. Denn die Disposition und Erfassung der Wechselgeldbestellungen nehmen viel Zeit in Anspruch. Gleichzeitig sind Fristen zu beachten, was das Zeitmanagement der Mitarbeitenden weiter fordert. Fehleranfälligkeiten ebenso wie personelle Ausfälle sind nicht auszuschließen. Das Worst-Case-Szenario: Nachschub bleibt aus und der Betrieb kommt ins Stocken.

Noch smarter dank Automatisierung

Doch Erleichterungen rund um Zeitersparnis, Effizienz, Flexibilität und Sicherheit sind möglich – mit unserer automatischen Wechselgeldbestellung. Auf Basis historischer Analysen übernimmt das System die Planung der nötigen Wechselgeldbestellungen – präzise und zuverlässig. Mitarbeiter greifen lediglich im Ausnahmefall ein, beispielsweise bei Sonderbedarfen oder speziellen Anpassungen. Das minimiert die anfänglichen Risiken wie Fehleranfälligkeit oder vergessene Bestellungen bei Abwesenheit der Verantwortlichen. 

Dank einer stückelungsgenauen Bestandserfassung, entweder über einen integrierten Cash Recycler oder unsere App-basierte Tresorverwaltung, lässt sich jede Bestellung punktgenau auslösen. Dabei berücksichtigt das System automatisch geplante Anfahrten, regionale Feiertage, Vorlaufzeiten und eventuelle Abwesenheiten. Auch die weitere Verarbeitung ist kinderleicht: Eine automatische Freigabe übermittelt die nötigen Informationen an den Dienstleister. Darüber hinaus lassen sich Bestellungen als Daten- oder Buchungssätze ins Rechnungswesen überführen, wodurch ein automatischer Abgleich der Zahlungen mit den Auslieferungen ermöglicht wird. So bleibt das Wechselgeldmanagement sicher, flexibel und effizient.

Über die ICC App können die Mitarbeiter stets aktuelle Aufträge einsehen, sodass Planungssicherheit besteht und die Mitarbeiter keinen Kontrollverlust wahrnehmen. Durch die Bestätigung des Empfangs, einschließlich von eventuell bestehenden Abweichungen, wird zudem die Nachvollziehbarkeit deutlich erhöht und zugleich sichergestellt, dass der Automatismus entsprechend nachsteuern kann.

• – Mitarbeiter können die Bestellungen bei Bedarf einsehen. 
• – Retailer bleiben somit stets über die automatischen Aufträge informiert.
• – Der Empfang der App lässt sich quittieren und die Lieferung gewinnt an Nachvollziehbarkeit und Transparenz.

Fazit

Die Wechselgeldbestellung muss weder zeitaufwendig noch kompliziert sein. Mit automatisierten Prozessen, präzisen Bestandserfassungen und flexiblen Lösungen gehören manuelle Eingriffe und Engpässe der Vergangenheit an. Denn der Automatismus sorgt dafür, dass geplante Anfahrten optimal genutzt werden und die Wechselgeldbestellung selbst bei Personalausfällen oder Vertretungsengpässen zuverlässig und fristgerecht eingereicht wird. So spart sich der Handel Zeit, minimiert Risiken und bleibt jederzeit bestens aufgestellt – selbst bei unvorhergesehenen Herausforderungen.

Eine smarte Wechselgeldbestellung klingt für Sie verlockend. Dann lassen Sie uns sprechen! 

Ab dem 1. Januar 2025 wird der Empfang von E-Rechnungen für viele Unternehmen in Deutschland zur Pflicht. Welche Anforderungen gelten, wen die Regelungen betreffen und wo noch Ausnahmen bestehen, lesen Sie hier.

Was ist eine E-Rechnung?

Zu Beginn darf eine Begriffsdefinition nicht fehlen. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt und übermittelt wird. Sie unterscheidet sich durch ihre Maschinenlesbarkeit von Rechnungen im PDF- oder Papierformat. In Deutschland sind die gängigsten Formate für E-Rechnungen ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und XRechnung. Diese Formate ermöglichen es, Rechnungsdaten automatisiert zu verarbeiten, wodurch Fehler minimiert werden und die Effizienz gesteigert wird.

Damit wird klar, wozu die Einführung der E-Rechnung dient. Sie ist Teil der Bemühungen der EU, den Zahlungsverkehr zu digitalisieren und den Verwaltungsaufwand zu verringern.

ZUGFeRD und XRechnung – Standards im Überblick

ZUGFeRD stellt kombiniert strukturierte Daten und ein visuelles PDF, was die Verarbeitung in Unternehmen erleichtert, zur Verfügung. Flexible Profile, die sich an verschiedene Anforderungen richten (zum Beispiel „Basis“ oder „Comfort“), und eine breite Branchenanwendung tragen zur Beliebtheit in Deutschland bei. 

XRechnung wurde speziell für den Datenaustausch mit öffentlichen Behörden entwickelt und ist ein rein maschinenlesbares Format, das auf der europäischen Norm EN 16931 basiert. Diese Interoperabilität und Anpassung an EU-Standards sorgt für ein zukunftssicheres Format, insbesondere im Hinblick auf kommende Verordnungen.

Wer steht ab 2025 in der Pflicht?

Inländische Unternehmen, die steuerbare und steuerpflichtige Umsätze an inländische Unternehmen verkaufen oder erbringen, müssen E-Rechnungen ab Januar 2025 empfangen und nachfolgend verarbeiten können. Wichtig: Der Rechnungsempfänger kann keine alternative Rechnungsart verlangen, auch wenn er die Annahme einer E-Rechnung ablehnt oder technisch nicht empfangen kann. Endverbraucher müssen der elektronischen Rechnungsstellung weiterhin zustimmen. 

Die grundsätzliche Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung gilt ebenfalls ab 1. Januar 2025 und betrifft nur steuerbare Leistungen zwischen Unternehmen (B2B). Dabei ist es unerheblich, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb geführt wird. Ein entscheidender Faktor ist, dass sowohl der leistende Unternehmer als auch der Empfänger der Leistung in Deutschland ansässig sein müssen. Dies bedeutet, dass Sitz, Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte, die am jeweiligen Umsatz beteiligt ist, im Inland liegen müssen. Auch ein Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt in Deutschland reicht aus, um diese Pflicht auszulösen. Eine reine steuerliche Registrierung ohne Ansässigkeit in Deutschland führt jedoch nicht zur Verpflichtung, E-Rechnungen auszustellen.

Kleinunternehmer, die von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen spätestens ab 2028 für B2B-Geschäfte elektronische Rechnungen ausstellen. Eine wesentliche Änderung, auf die sich Verantwortliche bereits frühzeitig vorbereiten sollten.

Nicht betroffen sind: 

• – Lieferungen und Leistungen, die steuerfrei sind
• – Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und
• – Fahrkartenverkäufe.

Übergangszeit: Pflichten ab 2026 und später

Phase 1 (1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026)

Unternehmen profitieren bei den Pflichten aber häufig noch von einer Übergangszeit – daher beispielsweise auch grundsätzliche Pflicht bei der Ausstellung. So können sie bis Ende 2026 für inländische B2B-Geschäfte weiterhin Papierrechnungen und elektronische Rechnungen in alten Formaten wie PDF verwenden. Die Voraussetzung für die elektronisch versandten Rechnungen – wie bisher auch: Der Empfänger muss diesem Vorgehen zustimmen. 

Angesichts der Vorteile rund um Arbeitsentlastung, Zeit- und Kostenersparnisse sollte der Umstieg auf die E-Rechnung dennoch forciert werden. In jedem Fall müssen Organisationen sicherstellen, dass sie selbst E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können.

Phase 2 (1. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027)

Auch das Jahr 2027 hält noch eine Ausnahme für Umsätze, die in 2026 und 2027 ausgeführt wurden, bereit: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro dürfen weiterhin Papierrechnungen und alte elektronische Formate nutzen. Unternehmen, die diese Umsatzgrenze überschreiten, haben zumindest die Möglichkeit, Rechnungen über das EDI-Verfahren (elektronischer Datenaustausch) zu versenden. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro im B2B-Bereich gilt die E-Rechnungspflicht – ohne Ausnahmen.

Phase 3 (ab 1. Januar 2028)

Ab 1. Januar 2028 gelten die neuen Vorgaben zur E-Rechnung deutschlandweit für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich. Auch das geplante Meldesystem und die EU-ViDA-Maßnahmen sollen bis dahin umgesetzt sein.

Umsteigen leicht gemacht

Um die E-Rechnungen gesetzeskonform ausstellen, empfangen und archivieren zu können, müssen Unternehmen ihre IT-Systeme entsprechend aufrüsten – am besten schnell und effizient. Um ihre Pflicht zu erfüllen, können Unternehmen auf bewährte Lösungen vertrauen. ALVARA | Digital Solutions bietet mit Fakturio eine Software für die automatische Rechnungsstellung für Wertdienstleisterunternehmen an. E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD lassen sich hierüber erstellen und automatisch versenden. 

Mit der Schnittstelle zu einer weiteren Anwendung – der Cash Center Software Pecunia – profitieren Unternehmen von weiteren Erleichterungen für den Rechnungsstellungsprozess. Alle Stammdaten und erbrachten Leistungen, die in Pecunia digital erfasst sind, lassen sich für die Rechnungsstellung automatisch an Fakturio übermitteln.

Fazit

Die Umstellung auf E-Rechnungen ab 2025 betrifft insbesondere alle Unternehmen, die B2B-Transaktionen in Deutschland abwickeln. Auch kleinere Unternehmen sollten frühzeitig mit den notwendigen Umstellungen beginnen, um den Übergang reibungslos zu gestalten. Damit bereiten sie sich nicht nur auf die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben vor, sondern verbessern auch die Effizienz und Fehlerreduktion in den internen Prozessen.

Sie wollen Ihren Pflichten nachgehen? Wir zeigen Ihnen, wie E-Rechnungen mit Fakturio einfach versendet, empfangen und verarbeitet werden können!

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