Leipzig, le 04/05/2022. ALVARA | Digital Solutions permet à la caisse d’épargne Stadt- und Kreissparkasse Leipzig et sa filiale HEROS d’optimiser les processus liés à la collecte de fonds puis leur traitement. Le nombre de pièces et de billets pris en charge demeure conséquent et les coûts associés à leur traitement, leur stockage et leur transport sont élevés. C’est la raison pour laquelle en 2020, Sparkasse Leipzig a décidé d’optimiser son processus de traitement des pochettes et a choisi ALVARA | Digital Solutions comme partenaire pour l’assister dans le cadre ce projet.
Après avoir fait le bilan de tous leurs processus liés au traitement des espèces, Sparkasse Leipzig et HEROS se sont fixés pour objectif de compléter leurs services liés aux espèces, les agences de la filiale HEROS devenant les seules à gérer ces aspects dans le futur. L’optimisation des processus liés aux espèces a également pour but de réduire le nombre d’opérations à accomplir et de les rendre encore plus sécurisées. De plus, il était nécessaire d’automatiser les activités manuelles et redondantes. Afin de cartographier les processus intégrés liés aux espèces, l’infrastructure informatique de Sparkasse Leipzig devait également comprendre les procédures de travail d’HEROS.
Dans le cadre de sa recherche de la solution la plus performante, Sparkasse a sélectionné l’application ALVARA ICC et l’a mise en place avec succès dans toutes ses agences. Il est ainsi désormais possible pour la banque de recevoir les Safebags de ses clients accompagnés d’un reçu électronique. L’application génère et envoie également un reçu à HEROS, à transmettre au transporteur de fonds. Dans ce cadre, les données sur le client enregistrées à l’agence sont envoyées électroniquement au transporteur de fonds et affichées sur le poste de comptage à l’agence HEROS pour être traitées et pour que les opérations de comptage puissent être effectuées. « Puisque HEROS utilise déjà le logiciel de centre fort Cash Center d’ALVARA, aucune autre opération de saisie n’est nécessaire pour le convoyeur de fonds. De cette façon, nous réduisons les risques d’erreur », déclare Steven Schwarznau, Directeur Général d’ALVARA | Digital Solutions pour décrire le processus.
La procédure est adaptée aux processus actuels, de la réception des Safebags aux opérations de comptage. « De nombreux processus internes peuvent ainsi être simplifiés et cartographiés de manière électronique. Les processus automatisés permettent de réduire le nombre d’opérations à effectuer par nos collaborateurs », explique Steven Schwarznau. Aujourd’hui, Sparkasse Leipzig peut documenter et suivre tout le processus de manière électronique après réception des Safebags (track & trace).
« Depuis la mise en place du processus Safebag il y a un an, nous avons reçu et transmis 22 037 Safebags contenant des billets et des pièces et 31 857 Safebags contenant uniquement des pièces dans les centres forts qui utilisent la nouvelle méthode », résume Frank Detlef Mayrle, Directeur des Opérations Spéciales à Sparkasse Leipzig et Directeur Général d’HEROS. « Le montant total des espèces déposées par les clients atteint le chiffre impressionnant de 158 154 935,13 euros pour un poids total de pièces d’approximativement 110 tonnes. Pour nous, ceci représente une réelle prouesse de la part de nos collaborateurs travaillant dans les centres forts et par HEROS. Dotés des nouveaux processus et de la solution logicielle d’ALVARA, nous sommes confiants face au retour des gros volumes d’espèces à traiter post-pandémie ».
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