Les convoyeurs de fonds doivent actuellement composer avec plusieurs freins : une quantité de pièces en constante augmentation, des clients avec des demandes toujours plus spécifiques, et une concurrence de plus en plus accrue. Il y a également la pression sur les coûts exercée par les différentes parties prenantes. Mais les transporteurs de fonds peuvent relever ces défis grâce à une gestion moderne des espèces. Pour commencer, il est nécessaire de disposer de solutions logicielles fiables pour la gestion des espèces. Ainsi, Security Service USS GmbH peut compter sur une combinaison gagnante : les solutions Pecunia Cash Center et Fakturio.
Le manque d’efficacité et la pression sur les coûts : un état des lieux de la situation actuelle
Le chant des sirènes des nouvelles technologies est de plus en plus audible. Les transporteurs de fonds ne peuvent plus ignorer les avantages offerts par les solutions digitales. D’un côté, les clients veulent des processus modernes. De l’autre, les processus manuels sont chronophages et monopolisent des ressources précieuses. La transformation permet à ces entreprises de bénéficier de nouvelles solutions et de découvrir des processus plus efficaces qui leur permettent de réduire leurs coûts.
Bien que les documents électroniques aient déjà pris une place importante dans les tâches professionnelles quotidiennes, de nombreuses entreprises dépendent encore de notes, de dossiers et d’enregistrements sous forme papier. Ainsi, il n’est pas rare de voir des transporteurs de fonds crouler sous des tonnes de papier. En effectuant des tâches manuelles, les coûts sont plus élevés et beaucoup de temps supplémentaire est nécessaire. Par exemple, les comptes mensuels doivent être finalisés quasiment exclusivement de manière manuelle. De plus, il y a des systèmes obsolètes ou des manquements dans l’intégration de nouvelles solutions. De nombreux convoyeurs de fonds poursuivent un objectif : ils veulent atteindre un niveau optimal d’automatisation de leurs processus pour bénéficier d’une plus grande flexibilité et d’une sécurité accrue.
Logiciels : Security Service USS modernise sa gestion des espèces
Le virage vers une réduction maximale des tâches manuelles a été pris par la PME Security Services USS il y a plusieurs années. La question au début de leur transformation a été la suivante : comment pouvons-nous rendre nos propres processus de logistique et de traitement des espèces encore plus efficaces ? L’intégration de nouveaux systèmes dans des systèmes existants n’était pas une solution. Après avoir déterminé les coûts, bénéfices et risques potentiels, une chose était claire : ils avaient besoin d’un logiciel tiers qui avait déjà été testé et éprouvé sur le marché.
USS a trouvé la solution qu’il lui fallait avec le logiciel Pecunia Cash Center d’ALVARA | Digital Solutions. Pecunia affiche tous les processus liés à la gestion des espèces et des valeurs de manière digitale et automatisée. Ainsi le logiciel est un outil fiable pour le traitement et la logistique des espèces. Le travail a pu reprendre tout de suite après l’installation de la solution grâce à sa prise en main intuitive et facile à comprendre pour les employés. Un autre avantage est la gestion précise des droits d’accès. Les transporteurs de fonds peuvent également bénéficier de fonctionnalités comme la planification des tournées et la logistique (pochettes, …) la gestion des données de base, CashEDI et l’édition de reçus digitalisés.
Un ajout avec une grande valeur ajoutée : Fakturio
Suite à leur première expérience, il est rapidement devenu clair pour Security Services USS qu’il fallait utiliser des solutions digitales pour traiter d’autres problèmes. Comme beaucoup d’autres transporteurs de fonds, l’entreprise basée à Mannheim avait une épine dans le pied : la facturation manuelle. Des factures individuelles pour chaque client et une diversité de services offerts qui entraînaient souvent des confusions par rapport à quels services avaient effectivement était rendus. Pour faire face à ce problème, USS a choisi d’ajouter un module à la solution Pecunia Cash Center : Fakturio. Également développée par ALVARA, cette solution de facturation automatique réduit considérablement la charge de travail en créant une interface avec le traitement des commandes.
Les données de base déjà enregistrée dans Pecunia sont transférées automatiquement dans Fakturio. Les informations pertinentes pour la facturation et les conditions spécifiques des clients sont donc facile à visualiser en un coup d’œil. Le fait que DATEV exporte et enregistre tous les services rendus et les entrées de comptabilité était une des raisons principales qui ont convaincu Security Service USS d’adopter Fakturio. À ce jour, l’entreprise utilise cette combinaison des deux solutions pour gérer la facturation des produits basiques, le tout avec une efficacité largement améliorée.
Efficacité et transparence : un duo de logiciels pour un succès éprouvé
Les solutions logicielles facilitent le transfert des tâches manuelles des transporteurs de fonds vers l’univers digital. En combinant les bonnes solutions, on peut facilement décupler les avantages. La combinaison de Pecunia Cash Center et de Fakturio permet de digitaliser les processus d’entreprise de manière holistique. Des prises de commandes à l’exécution des services puis la facturation, tous les processus sont couverts, avec plus d’efficacité, de transparence et de sécurité. Pour Security Services USS, c’est une raison majeure de l’utilisation de cette combinaison parfaite de solutions logicielles.
Vous cherchez des logiciels modernes pour améliorer vos processus logistiques des espèces et des valeurs ? Nous avons les solutions idéales pour vous ! Nous avons hâte de vous les présenter !
