La communication repensée : la digitalisation facilite les échanges avec les transporteurs de fonds
En Allemagne, il serait inconcevable d’avoir un processus d’approvisionnement en espèces fiable sans transporteurs de fonds. Il est donc crucial de maintenir une communication régulière entre les clients et les transporteurs de fonds. Cependant, ce processus est toujours chronophage et il nécessite beaucoup d’efforts des deux parties. L’automatisation et l’utilisation d’un mode de communication supporté par des systèmes peuvent être d’une grande assistance pour ce faire.
Des obstacles dans les opérations quotidiennes
Lors de l’édition 2023 de notre événement CashDialog, qui s’est tenu à Leipzig en mai, une question est revenue de nombreuses fois dans la bouche des participants : comment rendre la communication avec les transporteurs de fonds plus efficace ? Après tout, les processus et la coordination liés sont souvent caractérisés par des opérations manuelles chronophages, aussi bien du côté des clients que des transporteurs de fonds. Les opérations quotidiennes sont impactées par la réception d’informations concernant des annulations ou des reports de livraisons, la justification d’écarts constatés et la planification des congés.
Ces tâches nécessitent de nombreuses opérations manuelles qui coûtent de l’argent et mobilisent des ressources humaines. Ainsi, cette méthode de travail rend plus difficile l’obtention d’un aperçu général des opérations quotidiennes, et l’avancement du traitement des espèces demeure assez flou à différentes étapes. Une plateforme de communication performante est donc la solution idéale. Une vraie valeur ajoutée est offerte par les options de suivi et d’automatisation. Chez ALVARA, nous voulons regrouper tous ces aspects dans la même solution et les intégrer dans le cadre du développement futur de la plateforme ICC.
L’automatisation offre de nombreux avantages
Grâce à l’utilisation d’ICC (notre application), cela fait un moment que les interactions entre les transporteurs de fonds et les clients sont standardisées et automatisées. Cependant, nos échanges directs avec les différentes industries ont démontré que des progrès peuvent encore être effectués au niveau de l’exploitation de la digitalisation des notifications envoyées par les transporteurs de fonds. ALVARA va incorporer ces aspects dans les nouvelles fonctionnalités de la plateforme ICC et va améliorer la communication supportée par les systèmes.
Avant tout, la reconnaissance automatique de problèmes est cruciale. Cela veut dire que les problèmes et les prochaines tâches à effectuer doivent être identifiables et gérées par le système. La communication elle-même peut alors être automatisée. De plus, d’autres interfaces sont conçues pour faciliter l’échange proactif de données sur des aspects spécifiques. Il est ainsi plus simple de communiquer sur des reports ou des modifications de tournés du fait de congés de manière digitalisée.
Des informations préparées et transmises avec efficacité
De nombreuses opérations quotidiennes sont déjà identifiées dans le cadre du suivi mais souvent uniquement en fin de journée. Alors que pour assurer l’optimisation de la fidélisation de leurs clients, les transporteurs de fonds se doivent d’offrir une communication proactive. Qu’il s’agisse de tournées incomplètes, de l’absence de certaines commandes de pièces ou de retards dans le comptage des espèces, le transporteur de fonds peut transmettre les informations de manière transparente et automatisée et ainsi garantir une explication claire de tout problème rencontré. De plus, cette approche permet d’automatiser les workflows pour que les processus effectués en aval chez les clients (qui sont souvent chronophages) puissent également être minimisés.
Les premières fonctionnalités que nous souhaiterions bientôt intégrer dans notre solution ont déjà été abordées et traitées lors de l’événement CashDialog. Un point d’attention est par exemple le reporting des annulations « prévues » de tournées ou dans le futur proche, ainsi que les trajets de remplacement associés qui seront effectués par les transporteurs de fonds. Cette fonctionnalité permettra aux commerces d’être informés de manière proactive, alors que les commandes de compensation seront déclenchées automatiquement.
Conclusion
Dans le futur, les transporteurs de fonds et leurs clients pourront bénéficier d’une communication générée automatiquement pour plus d’efficacité et de transparence. Les processus standardisés vont réduire la charge de travail pour toutes les parties concernées et leur permettront de consacrer plus de temps à leur cœur de métier. Mais ce n’est pas tout : la synergie créée avec d’autres solutions ALVARA devrait également générer une valeur ajoutée supplémentaire dans le futur. Il est par exemple probable que le Manager Cockpit prévu contribuera non seulement à la traçabilité des interactions entre les acteurs mais qu’il facilitera également l’évaluation des mesures adoptées. Nous pensons que ce sont vraiment des perspectives très intéressantes.
Vous souhaitez bénéficier de l’automatisation en matière de notifications envoyées par les transporteurs de fonds ? Nous serions heureux de vous présenter toutes les solutions à votre disposition !
