Aujourd’hui encore, de nombreux convoyeurs de fonds rêvent d’une logistique des espèces sécurisée et efficace. Les processus complexes et les tâches manuelles liées au comptage, au tri et à la vérification de la validité des espèces collectées ainsi que le reporting des transactions en espèces ont fait exploser ce rêve comme une bulle. Pourtant, avec les processus digitaux et les données échangées automatiquement, une solution pour résoudre ces problèmes est à leur disposition depuis de nombreuses années sans qu’ils le sachent forcément. Ce n’est pas le cas chez Götz Geld- und Wertedienste GmbH, qui l’a compris il y a plusieurs années : l’entreprise utilise des solutions digitales pour optimiser ses processus liés aux espèces. Avec un nouveau centre fort et des logiciels parfaitement adaptés, l’entreprise veut maintenant développer les avantages ainsi procurés dans les années à venir.
Tournée vers le futur : Götz Geld- und Wertedienste GmbH a adopté une logistique des espèces digitalisée
Les opérations logistiques de traitement des espèces peuvent être onéreuses et mobilisent des ressources humaines conséquentes, le tout dans un contexte où l’innovation est nécessaire. Une gestion réfléchie des coûts, des processus efficaces et l’intégration de solutions tournées vers le futur sont donc nécessaires. Pour Goetz Geld- und Wertedienste GmbH, cela fait plus de 15 ans que la marche à suivre était claire. Pour offrir les services les plus fiables et professionnels à ses clients, l’entreprise ne se repose pas sur ses lauriers.
Il y a un peu plus de deux ans, Götz Geld- und Wertedienste a franchi une étape supplémentaire vers la gestion des processus logistiques des espèces du futur avec la mise en place de l’application Logistic App d’ALVARA | Digital Solutions. « Au milieu de 2021, l’application mobile a été mise en œuvre de manière généralisée. Depuis, nos processus ont été encore plus simplifiés et nos collaborateurs ont vu le nombre de tâches manuelles à effectuer diminuer », témoigne Daniel Reichelt, Manager Opérations et Agences de Götz Geld- und Wertedeinste GmbH. Quand un convoyeur de fonds doit récupérer une pochette chez un commerçant, il la scanne tout simplement. Nous bénéficions d’une meilleure efficacité grâce aux reçus dématérialisés qui officialisent le transfert des espèces, ces reçus pouvant être affichés et signés directement sur l’appareil mobile du collaborateur grâce à la nouvelle technologie de scanner. « Plus besoin d’imprimer des reçus, devenus inutiles. De plus, les reçus électroniques permettent de gagner du temps sur place mais également pour les opérations d’archivage, et ils contribuent à une meilleure éco-responsabilité de l’entreprise », ajoute Daniel Reichelt.
La validation électronique de l’identité des transporteurs de fonds peut également être cartographiée de manière électronique pour une meilleure efficacité tout étant parfaitement conforme aux réglementations RGPD. Le scanner des transporteurs de fonds de Goetz génère un code QR unique pour chaque opération de validation d’identité. Lorsque les employés d’une agence ou d’un commerce scannent ce code avec leur smartphone, ce dernier leur confirme immédiatement l’autorisation de la collecte. Ceci accélère grandement l’opération de ramassage des espèces et cela protège également mieux les données personnelles des convoyeurs. Par rapport aux précédentes listes papier, la sécurité est vraiment au cœur des préoccupations.
Un nouveau centre fort pour Goetz Thuringia, avec une solution logicielle qui garantit une efficacité et une transparence optimales
Tous ces éléments combinés génèrent la valeur ajoutée. C’est parce que le transfert et le stockage des données vers la plateforme éprouvée d’ALVARA après la remise des espèces, dénommée Interactive Cash Control (ICC), permet une documentation digitale en temps réel, du début à la fin du processus. Ainsi, il y a une transparence digitale à chaque étape du processus physique de transfert des espèces, de la collecte des pochettes à l’arrivée des espèces au centre fort : toutes les étapes sont traçables.
Pour assurer des opérations sécurisées et sans erreur de comptage, de tri et de traitement des espèces, il est nécessaire de disposer d’un centre fort bien conçu et moderne. Suite à l’augmentation de la demande à Thuringia, Goetz Geld- und Wertedienste a décidé de construire un nouveau centre fort à Weimar. Dans ce contexte aussi, les personnes en charge du projet ont intégré les processus digitaux dans leurs plans dès le début pour faire face à l’augmentation du nombre de pièces, les besoins spécifiques des clients et, par-dessus tout, l’augmentation de la pression sur les coûts.
L’opération a commencé le 18 septembre 2023. Depuis, le traitement des espèces et des valeurs peut être cartographié de manière économique et avec une traçabilité parfaite grâce au logiciel de centre fort d’ALVARA. Avec ce logiciel, le traitement des espèces, la planification des tournées, la logistique des pochettes, les données de maintenance ou de reporting, toutes les fonctionnalités liées au contrôle systématique des opérations logistiques des espèces peuvent être cartographiées. Les avantages pour Goetz Geld- und Wertedienste sont clairs :
- Une sécurité optimisée pour les opérations de traitement des espèces, grâce à la vidéo surveillance et le principe de double contrôle.
- Un contrôle précis des droits d’accès
- Une transparence complète grâce à une utilisation généralisée de registres
- Des gains de temps grâce à une automatisation optimale des opérations et des processus établis
- De nombreuses interfaces avec des systèmes tiers
- Une utilisation intuitive pour tous les collaborateurs grâce à une interface conviviale et facile à utiliser
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