Suite à l’adoption de la Loi sur les Opportunités de Croissance par le Conseil Fédéral Allemand, il a été décidé que les entreprises doivent être capables d’émettre et de recevoir des factures dématérialisées à partir du 1er janvier 2025. Pour s’assurer que l’opération de passage des factures papier à des solutions, a priori plus simples, offertes par les factures dématérialisées est un succès, il y a plusieurs aspects à prendre en considération.
Une réglementation issue de la loi
Après avoir été juste une option possible, la facturation électronique, aussi appelée e-facturation, deviendra une obligation légale en Allemagne d’ici quelques mois. L’édition, la transmission, la réception et le traitement des factures dans un format électronique structuré sont des prérequis pour être en conformité avec cette nouvelle obligation d’e-facturation. Parallèlement, les factures allemandes doivent être conformes à la norme européenne EN 16931 sur la facturation électronique (Directive 2014/55/EU publiée le 16.04.2014).
Cependant, les organisations n’ont pas encore l’obligation de s’affranchir des factures papier dès maintenant. Une période de transition a été accordée jusqu’au 31 décembre 2026. Si leur chiffre d’affaires de l’année N-1 est inférieur à 800 000 euros, il est même possible de continuer d’utiliser des factures papier jusqu’à la fin de 2027. Pendant cette période transitoire, les factures papier et les e-factures qui ne sont pas conformes au nouveau format pourront être échangées entre l’envoyeur et le destinataire. Cependant, le destinataire de la facture devra donner son accord explicite concernant cet écart par rapport à la norme établie.
Priorité n°1 : Réception des e-factures
A partir de l’année prochaine, toutes les entreprises en Allemagne devront au moins être équipées pour recevoir et traiter des factures électroniques conformément aux nouvelles exigences réglementaires. Les petites entreprises ou organisations qui traitent uniquement avec des clients privés (entreprises spécialisées dans le B2C) devront également vérifier si la réception d’e-factures peut déjà être mise en place à la fin de l’année. En effet, certains de leurs fournisseurs pourraient potentiellement passer exclusivement aux factures électroniques.
En revanche, au niveau des factures que les entreprises envoient à leurs clients finaux, il faudra obtenir le consentement de ces derniers avant de leur envoyer une e-facture.
Choix du format
Nous avons vu la théorie, mais quelles sont les suites logiques et pratiques à donner pour les entreprises ? Dans quel format pourront-elles choisir d’envoyer leurs factures dans le futur ? La Loi allemande sur les Opportunités de Croissance ne donne pas une réponse claire à cette question, car aucune réglementation sur le format des factures n’a été publiée à ce jour. Cependant, le Ministère Fédéral des Finances (BMF) a commenté cet aspect dans sa version préliminaire de son document sur l’édition de factures en conformité avec la Section 14 de l’UStG. Par exemple, les formats XRechnung et ZUGFeRD sont conformes, alors que les documents purement PDF ne le sont pas.
Le format XRechnung a été développé comme un format structuré qui est strictement conforme aux exigences spécifiées dans le groupe de normes EN 16931 ; ainsi, il est reconnu à travers le pays. Grâce aux échanges de données XML, le contenu peut être traité de manière automatisée. Le format XRechnung est également utilisé pour des contrats publics depuis plusieurs années et il a déjà prouvé toute son utilité.
En plus de ces formats d’e-facture 100% structurés, il existe des formats hybrides qui remplissent toutes les conditions nécessaires pour être conformes, en particulier le format ZUGFeRD. En tant que format hybride, ZUGFeRD intègre des données de facturation structurées en format XML dans un document PDF (PDF/A-3). Cependant, dans le cadre d’un passage à ce format, il faut noter que la conformité avec la norme EN 16931 n’est obtenue qu’à partir de la version 2.0.1 dudit format.
Les factures électroniques dans la vie professionnelle au quotidien
Au vu de l’échéance de plus en plus proche, quelques entrepreneurs commencent probablement à avoir des sueurs froides. Cependant, le processus pour être capable de recevoir, émettre, transmettre et traiter des e-factures d’ici 2025 peut être rapide et efficace si on utilise la bonne solution.
Depuis un moment déjà, ALVARA | Digital Solutions propose Fakturio à des prestataires de service à haute valeur ajoutée. Cette solution logicielle a été conçue pour tous les besoins de facturation automatisée et aide ainsi les commerces comme les institutions financières. En plus de l’aide apportée en matière de facturation de services et d’un reporting complet, l’objectif est également de créer et d’envoyer de manière automatisée des factures électroniques dans les formats les plus communs, XRechnung et ZUGFeRD, afin de décharger les utilisateurs de ces tâches au quotidien.
Utilisée conjointement avec le logiciel pour centres forts Pecunia, cette solution génère encore plus de valeur ajoutée avec un processus de facturation efficace. Ceci est possible car les données de base et les services effectués peuvent être transférés vers Fakturio via Pecunia. Ainsi, l’intégralité du processus est digitale et automatisée. Le risque que des services rendus ou des conditions spécifiques à un client ne soient pas pris en compte, ce qui peut arriver dans le cadre d’une facturation manuelle, appartient désormais au passé.
Conclusion
Les avantages de la facturation électronique sont multiples : elle élimine des processus manuels complexes, elle permet de gagner du temps et de faire des économies, et elle augmente la transparence dans le cadre du processus de facturation. Les entreprises devraient donc voir les factures électroniques comme elles sont : une aide au quotidien plutôt qu’une nouvelle obligation réglementaire non-souhaitée.
Vous souhaitez passer à la facturation électronique dès à présent ? C’est facile avec Fakturio !
