Facturation automatisée : Bargeld – Logistik Allgäu GmbH s’en remet au logiciel de facturation développé par ALVARA | Digital Solutions : Fakturio

A Leipzig, le 7 octobre 2024. Depuis plusieurs années déjà, avec Fakturio, ALVARA | Digital Solutions donne l’opportunité aux institutions financières de rationaliser leur processus de facturation avec les transporteurs de fonds et les entreprises offrant des services liés au cash. On parle ici particulièrement de la facturation automatisée, qui augmente notamment l’efficacité et la sécurité tout en réduisant le risque d’erreurs, mais permet également et principalement d’obtenir un aperçu général de toutes les prestations de services effectuées. Après avoir rapidement identifié ces avantages offerts, Bargeld - Logistik Allgäu GmbH s’est convertie à un système de facturation 100% automatisé grâce à l’outil Fakturio. La coopération avec ALVARA, développeur de logiciel basé à Leipzig, a été particulièrement convaincante grâce à la procédure simple, transparente et rapide pour passer aux factures dématérialisées.

Si Bargeld - Logistik Allgäu GmbH jette un œil dans le rétroviseur, elle peut voir que son processus de facturation précédent était loin d’être efficace, comme c’est d’ailleurs le cas dans de nombreuses entreprises. A cette époque, la base utilisée pour la facturation était toujours un tableur Excel que l’entreprise avait mis au point elle-même. « Source potentielle d’erreurs et nécessitant beaucoup de temps pour chaque mise à jour : c’est probablement comme cela ce que nos équipes du département comptabilité décriraient le système de facturation précédent. Avant tout, certaines opérations étaient particulièrement chronophages : par exemple la détermination des services à facturer et les conditions tarifaires spécifiques à chaque client, la création des pièces attachées et l’envoi des documents aux destinataires des factures », se rappelle Alexander Pachinger, Directeur Général de Bargeld - Logistik Allgäu GmbH. « Cette procédure ne pouvait pas être gérée dans le long terme avec des ressources humaines limitées. »

Le transporteur de fonds travaillant avec la caisse d’épargne Sparkasse Allgäu cherchait des solutions digitales pour faciliter tout le processus de facturation pour ses collaborateurs, diminuer les sources d’erreurs potentielles en réduisant le nombre de tâches manuelles, et profiter d’une meilleure efficacité offerte par un processus automatisé. « Nous avons choisi la solution Fakturio d’ALVARA | Digital Solutions parce que c’est une entreprise qui est toujours en train de penser à la prochaine évolution. Le logiciel de facturation permet de mettre à jour facilement les données de base des contrats, et offre une vue d’ensemble exhaustive grâce au reporting des prestations effectuées, que ce soit pour nous ou pour nos clients. Facile à utiliser et doté d’une structure claire, la solution permet à nos collaborateurs d’effectuer leurs tâches rapidement, alors que ces mêmes opérations étaient perçues - avec raison - comme complexes auparavant. En cas de remplacement dû à des congés ou un arrêt maladie, nous ne sommes plus gênés du tout pour continuer nos opérations quotidiennes », précise Alexander Pachinger.

Le passage à Fakturio et le processus de prise en main du nouveau système nécessitent bien sûr un peu de temps et de travail pour les clients. « Lors des premières étapes du changement, nous analysons la mise en page des anciennes factures et la transposons dans Fakturio », explique Robert Wolf, Directeur Général d’ALVARA | Digital Solutions. « Nous organisons plusieurs séances de formation et de support à différentes dates pour la mise en place du logiciel. Ceci permet de maintenir un contact permanent avec le client pendant la phase de mise en œuvre et de répondre à toutes ses questions rapidement. Une fois que l’opération a été complètement clarifiée et que les données ont été créées correctement, il ne reste plus qu’à utiliser la solution, tous les obstacles potentiels ayant été levés ».

Voici une rapide description des fonctionnalités de la solution : Fakturio permet de facturer tous les services rendus. Le logiciel regroupe tous les éléments pertinents et les conditions tarifaires et de facturation spécifiques à chaque client. La connexion à Pecunia Cash Center, qui a également été développée par ALVARA | Digital Solutions, permet de bénéficier de nombreux autres avantages. Par exemple, les données de base et les prestations enregistrées dans Pecunia peuvent être transférées automatiquement vers le logiciel de facturation. Ceci permet de gagner du temps car les données ne doivent être rentrées qu’une seule fois dans le système : il est alors impossible de perdre des données ou d’avoir des incohérences dues à des saisies différentes.

Pour plus d’informations, rendez-vous sur notre site web :

Fakturio

Pecunia

A propos d’ALVARA | Digital Solutions (une marque du Groupe ALVARA Holding GmbH) :

ALVARA | Digital Solutions est une marque du groupe ALVARA Holding GmbH. Le Groupe est considéré comme un des leaders européens dans le développement de solutions logicielles track & trace utilisées dans le cadre du cycle du cash et de la logistique associée, du traitement des espèces au suivi et aux processus automatisés jusqu’à la compensation. Grâce à ses solutions personnalisables pour enregistrer et suivre les flux de paiement, le Groupe permet aux commerces, aux transporteurs de fonds et aux institutions financières d’optimiser leurs processus de gestion des espèces et de réduire les coûts de traitement associés. La clientèle d’ALVARA | Digital Solutions se compose notamment d’entreprises du secteur de la distribution, de transporteurs de fonds et d’institutions bancaires à travers le monde. www.digital.alvara.eu